RGPD – Déclaration de confidentialité

Version janvier 2022

RGPD / Déclaration de confidentialité

Notre bureau prend au sérieux vos droits en matière de traitement des données.

Dans ce document de politique  nous expliquons comment nous traitons vos données personnelles

collecter, traiter et utiliser :

Biliana Tacheva (ci-après « Ellia business office ») prend au sérieux vos droits en matière de traitement des données. Dans ce document de politique  nous expliquons comment nous collectons, traitons et utilisons vos données personnelles. Elle constitue la politique générale du cabinet en matière de traitement des données conformément à la législation applicable, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

En tant que courtier d'assurances, le bureau peut remplir un double rôle en matière de traitement des données. Dans ce cas nous sommes  à la fois responsable du traitement et sous-traitant. Nous assumons le rôle de responsable du traitement lorsque nous traitons des données en notre propre nom et pour notre propre compte. en plus  nous remplissons, au nom de  les entreprises, y compris le rôle de sous-traitant. Cela signifie que nous collectons et traitons également des données personnelles pour les compagnies d'assurance avec lesquelles nous travaillons et dont nous vous proposons et vous proposons les produits. Dans cette déclaration, nous ne discutons plus en détail que du traitement de vos données en tant que responsable du traitement.

1.1 Contrôleur

Le responsable du traitement est « Zakenkantoor Ellia bvba, Gentsesteenweg 53, 8500 Courtrai avec le numéro d'entreprise 0832.007.08 ».

Pour toutes questions concernant notre politique de confidentialité, vous pouvez  contactez-nous à info@ellia-zakenkantoor.be . Pour les questions qui vont au-delà d'une simple demande, nous pouvons vous demander de vous identifier afin que nous puissions être sûrs que nous fournissons les informations et données demandées à la bonne personne.

1.2 Quand notre bureau collecte-t-il et traite-t-il les données ?

Le cabinet collecte et traite des données vous concernant lorsque vous nous contactez dans le but de vous conseiller sur les contrats d'assurance, d'offrir ou de proposer des contrats d'assurance, d'effectuer des travaux préparatoires en vue de  la conclusion de contrats d'assurance et la conclusion de contrats d'assurance elle-même. Par ailleurs, vous pouvez également faire appel à nous ou nous contacter pour une assistance dans la gestion et la mise en œuvre des contrats d'assurance que vous avez conclus. Nous traiterons (devrons) également traiter vos données si vous nous contactez d'une autre manière. Enfin, il est également possible que nous obtenions des données vous concernant auprès de tiers et que nous utilisions ces données pour vous approcher afin de conclure un accord par le biais de notre médiation.

1.3 Quelles données notre bureau collecte-t-il et traite-t-il ?

Le bureau recueille et traite  les données que vous nous fournissez à la suite d'un contact avec le bureau, telles que votre nom, votre adresse, votre adresse e-mail et des données professionnelles, telles que le nom de l'entreprise et le numéro de TVA. Il est  aussi  toutes les données nécessaires pour nous permettre d'évaluer vos besoins d'assurance. Il s'agit notamment des informations sur votre logement (dans le cadre d'une assurance incendie), vos informations financières (dans le cas des assurances en unités de compte) et des informations médicales (dans le cas des assurances maladie). Vos données ne seront traitées que dans le cadre de l'assurance pour laquelle vous comptez sur nous, sauf si vous le souhaitez et indiquez le contraire.

Nous recueillons ces informations lorsque vous remplissez nos documents et formulaires manuellement et également lorsque vous le faites par voie électronique.

1.4 À quelles fins notre bureau collecte-t-il et traite-t-il des données ?

Les finalités pour lesquelles nous traitons les données sont de diverses natures et sont décrites ci-dessous. 

Pour nos clients, nous traitons ces données pour la gestion de la clientèle, en particulier l'acceptation, la gestion et la conclusion de contrats d'assurance et la promotion d'autres produits et services de notre bureau lui-même. Ces traitements reposent principalement sur la relation contractuelle avec nos clients, mais également, en ce qui concerne la prospection, sur votre consentement explicite.

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Nous traitons ces données envers les fournisseurs dans le cadre de notre gestion des fournisseurs et sur la base de la relation contractuelle que nous avons ou construisons avec nos fournisseurs.

En ce qui concerne les prospects, il s'agit de personnes physiques qui ne sont pas (encore) nos clients, nous traitons les données à des fins de marketing direct, sur la base de notre intérêt légitime à faire des affaires. Nous demandons l'autorisation explicite des prospects approchés par e-mail pour pouvoir les approcher à l'avenir. Nous demandons aux prospects sollicités par courrier de cocher une clause d'opt-out s'ils ne souhaitent plus être recontactés par nous.

Nous traitons les données de nos employés à des fins telles que la gestion du personnel et l'administration de la paie.

1.5 Quelles sont les bases du traitement des données par notre bureau ?

En principe, nous collectons et traitons vos données sur la base de la relation contractuelle que nous entretenons avec vous à la suite de votre demande ou requête relative à un besoin d'assurance et du ou des accords qui en découlent, ainsi qu'à la suite de la demande de vous mettre à jour sont dans la gestion et le suivi des contrats d'assurance que vous avez conclus.

Lorsque le traitement n'est pas nécessaire à l'exécution de la relation contractuelle, il est fondé sur nos intérêts légitimes en tant qu'entreprise, en particulier la liberté d'entreprise et d'information. Nous veillons toujours à un équilibre entre nos intérêts et les vôtres, par exemple en vous accordant un droit d'opposition.

En ce qui concerne les données de santé ou données dites sensibles, nous ne pouvons traiter vos données personnelles qu'avec votre consentement explicite. Celui-ci vous sera demandé lorsque vous deviendrez client chez nous via notre « fichier client ». Si cela ne s'est pas produit, nous aimerions vous demander de nous le signaler, afin que les mesures nécessaires puissent être prises.

1.6 Les données sont-elles divulguées à des tiers ?

Vos données sont principalement traitées en interne. Cela ne change rien au fait qu'elles doivent être communiquées à la compagnie d'assurance avec laquelle vous concluez finalement le contrat.

Il est possible que nous fassions appel à des tiers pour certaines prestations ponctuelles. Dans de tels cas, vos données peuvent être fournies à ces tiers, mais uniquement pour le service concerné et toujours sous le contrôle de notre bureau.

Dans certains cas, il existe une obligation légale de transférer certaines données. C'est particulièrement le cas si nous sommes légalement tenus de le faire ou si les autorités gouvernementales ont le droit de nous demander des données.

En principe, vos données ne seront pas transmises à des pays tiers ou à des organisations internationales.

1.7 Vos droits

La réglementation vous accorde divers droits qui doivent assurer que vous êtes suffisamment protégé.

Vous pouvez à tout moment vous opposer à l'utilisation de vos données par notre bureau à des fins de marketing direct. Si vous ne souhaitez pas être tenu informé des offres de notre cabinet, vous pouvez le signaler à info@ellia-zakenkantoor.be ou en cochant une case dans les informations qui vous sont communiquées à certaines occasions (dont notre fichier clients). .

Vous pouvez toujours consulter les données que nous traitons à votre sujet et, si nécessaire, les faire corriger. Pour cela, il suffit d'en faire la demande via info@ellia-zakenkantoor.be , avec une preuve de votre identité. Nous vous le demandons afin d'éviter que vos données ne soient divulguées à une personne qui n'y a pas droit.

Si vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont nous traitons vos données, vous pouvez toujours déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles. Vous pouvez également vous y rendre pour toutes les questions générales liées au traitement et à la protection des données personnelles.

1.8 Modifications

Notre bureau se réserve le droit de modifier cette déclaration et/ou cette politique. Les modifications seront notifiées aux utilisateurs par e-mail ou sur papier lors d'une visite ultérieure.